Ce que vous allez automatiser, et ce que vous ne devez pas
Automatiser les achats dans Odoo, ce n'est pas laisser le logiciel commander seul dans votre dos. C'est faire calculer par Odoo quoi commander, en quelle quantité, a quel fournisseur et quand, puis garder la main sur la validation. Bien reglee, cette mécanique supprime la saisie répétitive et les ruptures dues a un oubli. Mal reglee, elle génère des commandes fantomes et du surstock.
Ce guide couvre la logique de bout en bout : la fiche article et le fournisseur, les règles de réassort, le planificateur, les délais, les accords-cadres et le contrôle des factures. Il s'adresse a une PME qui gere du négoce, de la distribution ou une production avec des composants a racheter regulierement.
Points cles
- Les règles de réassort (stock minimum et maximum) sont le coeur de l'automatisation des achats.
- Odoo ne commande jamais tout seul par defaut : c'est le planificateur qui propose, vous validez.
- Sans délais fournisseurs et stock de securite justes, l'automatisation commande trop tot ou trop tard.
- Odoo fait du min/max, pas de la prevision statistique de la demande : pour ca, il faut un outil dedie.
Les briques Odoo qui entrent en jeu
L'automatisation des achats repose sur deux applications qui travaillent ensemble : Achats et Inventaire. La première gere les fournisseurs, les demandes de prix et les bons de commande. La seconde gere le stock, les règles de réassort et le calcul du disponible. Sans l'application Inventaire, vous pouvez saisir des commandes, mais pas automatiser leur declenchement sur la base du stock.
Le module Achats existe aussi bien dans la version Community (gratuite) que Enterprise. Les règles de réassort et le planificateur sont disponibles dans les deux. Enterprise apporte surtout le confort d'interface, l'application mobile et certaines automatisations avancees, mais le mécanisme de réassort décrit ici fonctionne dans les deux editions.
Étape 1 : préparer la fiche article et le fournisseur
Rien ne s'automatise proprement si la donnée de base est fausse. Avant toute règle, chaque article a racheter doit être configure ainsi.
L'article doit avoir le type Stockable (et non Consommable ou Service), sinon Odoo ne suit pas ses quantités et ne peut pas declencher de réassort. Dans l'onglet Achats de la fiche article, renseignez au moins un fournisseur avec son prix et, surtout, son délai de livraison (le nombre de jours entre la commande et la reception). Ce délai est la variable la plus souvent oubliee, et c'est elle qui determine si vous commandez a temps.
Si vous avez plusieurs fournisseurs pour le même article, l'ordre de la liste compte : Odoo propose par defaut le premier fournisseur de la liste. Vous pouvez aussi definir des quantités minimales et des prix par palier via la liste de prix fournisseur.
| Champ a verifier | Ou | Effet si mal rempli |
|---|---|---|
| Type Stockable | Fiche article, onglet Général | Aucun réassort possible |
| Fournisseur et prix | Onglet Achats | Demande de prix vide ou fausse |
| Délai de livraison | Ligne fournisseur | Commande trop tard, rupture |
| Route Acheter | Onglet Inventaire | Réassort ne sait pas quoi faire |
Étape 2 : créer les règles de réassort
La règle de réassort (aussi appelee règle de stock minimum, ou order point) est la brique centrale. Elle dit a Odoo : pour cet article, dans cet entrepot, maintiens un stock entre une quantité minimale et une quantité maximale.
Le principe est simple. Des que le stock previsionnel passe sous le minimum, Odoo prevoit de racheter de quoi remonter au maximum. Exemple concret : minimum 20, maximum 100. Le stock previsionnel tombe a 15, Odoo propose de commander 85 unites pour atteindre 100. Vous pouvez aussi imposer un multiple de commande, par exemple des cartons de 12, pour coller au conditionnement du fournisseur.
Un point important : Odoo raisonne sur le stock previsionnel, pas sur le stock physique. Il tient compte des commandes clients a livrer et des commandes fournisseurs déjà en cours. Vous evitez ainsi de recommander un article déjà en route.
On cree ces règles depuis l'application Inventaire, via le rapport de réassort, ou directement depuis la fiche article. Pour une PME qui demarre, mieux vaut poser des règles sur les 20 a 50 références qui tournent le plus, plutot que sur tout le catalogue d'un coup.
Étape 3 : comprendre le déclenchement automatique ou manuel
Beaucoup de PME croient qu'une règle de réassort passe commande toute seule. Ce n'est vrai que si vous le decidez explicitement. Chaque règle a un mode de déclenchement.
En mode manuel, la règle alimente le rapport de réassort : Odoo affiche ce qu'il faut commander, et vous cliquez pour générer les demandes de prix. C'est le mode recommandé au démarrage, car vous gardez un oeil sur chaque proposition avant qu'elle ne devienne une commande.
En mode automatique, c'est le planificateur qui traite la règle sans intervention. Le planificateur (le fameux "run scheduler" ou planificateur MRP) est une tache programmee qui tourne generalement une fois par jour. A chaque passage, il recalcule les besoins et génère les demandes de prix pour les règles en mode automatique. Vous pouvez aussi le lancer manuellement depuis Inventaire pour voir le resultat immediatement.
Notre conseil : demarrez tout en manuel pendant quelques semaines, verifiez que les propositions ont du sens, puis basculez en automatique les références stables et sans surprise. Gardez en manuel les articles chers, saisonniers ou a fournisseur unique.
Étape 4 : régler les délais pour commander au bon moment
Le réassort ne sert a rien s'il declenche au mauvais moment. Trois délais se combinent dans Odoo, et il faut les distinguer.
Le délai fournisseur est porte par la ligne fournisseur de l'article : c'est le temps que met ce fournisseur a livrer. Le délai de securite achat est une marge que vous ajoutez pour absorber les aleas, par exemple commander deux jours plus tot que le strict nécessaire. Le délai de preparation interne (jours pour acheter) represente le temps administratif entre le besoin détecte et l'envoi effectif de la commande.
Odoo additionne ces délais pour calculer la date a laquelle il doit declencher l'achat afin que la marchandise arrive avant la rupture. Si vous constatez des ruptures malgré vos règles, c'est presque toujours un délai sous-estime. Si vous constatez du surstock, c'est souvent un délai de securite trop genereux ou un maximum trop haut.
Étape 5 : accords-cadres et fournisseurs recurrents
Quand vous rachetez toujours les mêmes articles au même fournisseur, saisir une commande a chaque fois est une perte de temps. Odoo propose les accords-cadres (ou bons de commande ouverts). Vous negociez une fois des prix et des conditions sur une periode, puis chaque réassort pioche dans cet accord au tarif convenu, sans renegocier.
C'est particulierement utile pour les consommables, les emballages ou les composants recurrents. L'accord-cadre agit comme une liste de prix privilegiee : quand une règle de réassort declenche un achat pour un article couvert, Odoo applique automatiquement le fournisseur et le prix de l'accord. Vous industrialisez ainsi la partie négociation, pas seulement la partie saisie.
Odoo permet aussi la mise en concurrence : lancer une demande de prix a plusieurs fournisseurs et comparer les reponses avant de trancher. C'est le complement utile pour les achats ponctuels ou strategiques, la ou l'automatisation par règle n'a pas de sens.
Étape 6 : fermer la boucle avec le contrôle des factures
Automatiser l'achat sans securiser la facture, c'est laisser une porte ouverte aux erreurs de paiement. Odoo relie la commande, la reception et la facture fournisseur.
Vous choisissez une politique de contrôle des factures : facturer sur les quantités commandees ou sur les quantités reçues. Facturer sur les quantités reçues est plus prudent, car vous ne payez que ce qui est réellement arrive. Odoo propose aussi un rapprochement a trois niveaux (commande, reception, facture) qui signale si une facture fournisseur peut être payee en toute securite ou si elle presente un ecart. Vous evitez ainsi de regler une facture pour des marchandises jamais livrees.
C'est cette boucle complete, de la règle de réassort jusqu'au bon a payer, qui fait passer les achats d'une suite de saisies manuelles a un processus tenu.
Quand Odoo n'est PAS la bonne réponse
Soyons honnetes sur les limites. Le réassort d'Odoo repose sur une logique min/max et sur des délais que vous fixez. Ce n'est pas un outil de prevision statistique de la demande. Odoo ne calcule pas de saisonnalite fine, ne fait pas d'optimisation multi-entrepots avancee et n'anticipe pas les tendances a partir d'un historique de ventes complexe.
Si votre metier repose sur des prévisions pointues (grande distribution, references a forte saisonnalite, gestion multi-echelons), un outil de planification dediee (APS) branche sur Odoo sera plus pertinent que les règles natives. De même, si vous ne stockez presque rien parce que vous vendez surtout des services, automatiser le réassort n'a pas d'interet : concentrez-vous ailleurs.
Enfin, l'automatisation ne rattrape pas une donnée sale. Des délais fournisseurs faux, des stocks non a jour ou des articles mal typifies produiront de mauvaises commandes, plus vite qu'avant. La bonne sequence est donc toujours : fiabiliser la donnée, poser les règles en manuel, verifier, puis automatiser ce qui est stable.