Forfait ou régie : deux façons de facturer un projet
Avant de parler d'Odoo, il faut clarifier le vocabulaire, car tout le paramétrage en découle.
Au forfait, vous vous engagez sur un prix fixe pour un périmètre défini. Le client paie ce montant que vous passiez 8 ou 12 jours dessus. Le risque de dépassement est pour vous, la visibilité budgétaire est pour le client.
En régie, vous facturez le temps réellement passé, à un taux journalier ou horaire convenu. Le risque de dérive est porté par le client, mais vous devez justifier chaque heure. C'est le modèle des prestations dont le périmètre est flou ou évolutif.
Beaucoup de projets sont en réalité mixtes : un socle au forfait, puis des demandes complémentaires en régie. Odoo sait gérer les deux, à condition de configurer correctement vos articles de service. C'est là que la plupart des erreurs se produisent.
Points cles
- Dans Odoo, le modèle de facturation se règle sur l'article de service, via le champ Politique de facturation.
- Le forfait se pilote par jalons ou quantités commandées, la régie par les feuilles de temps.
- Chaque projet est relié à un compte analytique qui alimente le tableau de rentabilité.
- Odoo Projet convient aux prestations de service standard, pas à la gestion de projet complexe type planification de charge fine ou chiffrage industriel.
Ce que fait vraiment le module Projet
Le module Projet d'Odoo organise le travail en projets, puis en tâches réparties dans des étapes (les colonnes du Kanban : à faire, en cours, en révision, terminé). Chaque tâche porte un responsable, une échéance, des sous-tâches et un fil de discussion.
Seul, ce module reste un outil d'organisation. Ce qui le rend utile pour une PME, ce sont les modules qui s'y branchent :
- Feuilles de temps (Timesheets), pour enregistrer les heures passées par tâche. C'est le socle de la régie et du calcul de coût.
- Ventes, pour relier un projet à un bon de commande et déclencher la facturation.
- Comptabilité, qui apporte le compte analytique et donc le suivi de marge.
Sans le module Ventes, Odoo Projet ne facture rien : il ne fait qu'organiser. C'est un point que beaucoup découvrent trop tard. La facturation d'un projet naît toujours d'un bon de commande contenant un ou plusieurs articles de service.
Piloter un projet au forfait
Au forfait, deux mécanismes existent dans Odoo, selon la façon dont vous voulez déclencher les factures.
Facturation sur quantités commandées. L'article de service a une politique de facturation réglée sur Quantités commandées. Dès que le devis est confirmé, le montant est facturable en totalité, indépendamment du temps passé. C'est le forfait le plus simple, adapté à une prestation courte réglée d'avance ou en une fois.
Facturation par jalons. Pour un projet plus long, vous découpez le forfait en jalons (par exemple : cadrage 30 pour cent, recette 40 pour cent, mise en production 30 pour cent). Chaque jalon est un article de service dont la politique est réglée sur Jalons. Quand un jalon est marqué atteint dans le projet, sa quantité livrée passe à 1 et le montant devient facturable. Le client reçoit une facture à chaque étape validée, ce qui étale la trésorerie et matérialise l'avancement.
Le forfait par jalons est le modèle que nous recommandons le plus souvent pour les prestations de service structurées : il donne un prix ferme au client tout en vous protégeant contre le paiement à la toute fin.
Piloter un projet en régie
En régie, vous facturez les heures réellement saisies. Le paramétrage repose sur les feuilles de temps.
L'article de service doit avoir sa politique de facturation réglée sur Feuilles de temps. Sur le bon de commande, cet article représente la prestation. À mesure que vos collaborateurs saisissent leurs heures sur les tâches du projet, ces heures remontent automatiquement dans la colonne Livré du bon de commande. La facturation se fait alors sur ces quantités livrées : vous ne facturez que ce qui a été pointé.
Deux réglages font la différence entre une régie propre et une régie approximative :
- La validation des temps. Sans circuit de validation, des heures erronées partent directement en facturation. Les feuilles de temps peuvent être soumises puis approuvées par un responsable avant d'être facturables.
- Le taux de facturation. Il vient du prix de l'article de service sur le bon de commande, pas du coût interne du salarié. Ne confondez pas le taux facturé au client et le coût horaire employé, qui sert au calcul de marge.
La régie dans Odoo est solide pour de la prestation intellectuelle facturée à l'heure ou à la journée. Elle montre ses limites dès que vous avez des grilles de taux complexes par profil et par client, sujet que nous abordons plus bas.
Suivre la rentabilité d'un projet
C'est le vrai intérêt de faire tout cela dans un ERP plutôt que dans un tableur. Chaque projet peut être relié à un compte analytique. Toutes les écritures rattachées à ce compte, feuilles de temps valorisées au coût, achats, notes de frais, factures de vente, alimentent un tableau de rentabilité visible directement sur le projet.
Ce tableau distingue les revenus et les coûts, et les classe en colonnes selon leur avancement :
| Colonne | Ce qu'elle contient |
|---|---|
| Attendu | Ce qui est prévu par les commandes de vente et d'achat |
| À facturer / À payer | Le travail livré, pas encore facturé ou réglé |
| Facturé / Payé | Ce qui a réellement circulé en comptabilité |
Vous lisez ainsi, projet par projet, la marge prévue et la marge réalisée. Pour valoriser correctement le temps passé, il faut renseigner un coût horaire sur les employés : sans lui, les heures apparaissent en revenu mais le coût reste à zéro et la marge est fausse. C'est l'oubli le plus fréquent et il rend le tableau trompeur.
Forfait ou régie : comment choisir
Le choix n'est pas qu'une question de préférence commerciale, il dépend de la maturité du périmètre.
| Critère | Plutôt forfait | Plutôt régie |
|---|---|---|
| Périmètre | Défini et stable | Flou ou évolutif |
| Qui porte le risque | Vous | Le client |
| Confiance client | À construire | Déjà établie |
| Charge de suivi | Faible une fois vendu | Saisie des temps rigoureuse |
| Odoo à activer | Ventes, Projet, Jalons | Ventes, Projet, Feuilles de temps |
En pratique, un projet neuf avec un client nouveau se vend mieux au forfait par jalons : le prix ferme rassure. Une relation installée, sur des demandes récurrentes et imprévisibles, tourne plus sereinement en régie. Le mode mixte, socle au forfait et évolutions en régie, se modélise très bien dans Odoo en mettant plusieurs articles de service, avec des politiques différentes, sur le même bon de commande.
Quand Odoo Projet ne suffit pas
Rester honnête sur les limites évite les mauvaises surprises en cours de déploiement.
Odoo Projet est un bon outil de suivi de prestations de service. Ce n'est pas un logiciel de gestion de projet lourd. Il montre ses limites dans plusieurs cas :
- Planification de charge fine. La vue Planning existe et permet d'affecter des personnes à des créneaux, mais si vous avez besoin d'un vrai nivellement de ressources, de dépendances complexes entre tâches et de diagrammes de Gantt avec chemin critique, un outil spécialisé sera plus à l'aise.
- Grilles de taux complexes. Si vous facturez le même profil à des taux différents selon le client, le type de mission ou une remise négociée, la logique standard, un prix par article, devient vite pénible et pousse au développement sur mesure.
- Chiffrage et gestion de chantier. Pour le bâtiment ou l'industrie, avec devis quantitatifs détaillés, situations de travaux et retenues de garantie, Odoo Projet seul ne couvre pas le besoin métier.
Dans ces situations, la bonne question n'est pas comment forcer Odoo, mais si l'écart justifie un développement, un module complémentaire ou un outil dédié à côté. Un intégrateur honnête vous le dira avant de vendre le projet, pas après.
Étapes de mise en place
Un déploiement propre du module Projet pour la facturation suit un ordre simple.
- Activer les modules Projet, Ventes, Feuilles de temps et Comptabilité selon vos besoins.
- Créer vos articles de service avec la bonne politique de facturation : Quantités commandées et Jalons pour le forfait, Feuilles de temps pour la régie.
- Renseigner les coûts horaires des employés, sans quoi le suivi de marge est faux.
- Mettre en place la validation des feuilles de temps avant tout démarrage en régie.
- Relier chaque projet à un compte analytique pour activer le tableau de rentabilité.
- Tester un projet pilote de bout en bout, de la commande à la facture, avant de généraliser.
Cette dernière étape est la plus négligée et la plus utile. Un projet test réel, avec de vraies heures et une vraie facture, révèle les erreurs de paramétrage bien mieux qu'une longue phase de spécifications.